Op een ALV worden regelmatig begrippen gebruikt. Zit je op een ALV en begrijp je niet waar het over gaat, steek dan vooral je vinger op en vraag. Wil je je voorbereiden op een ALV of begreep je achteraf toch niet helemaal waar het over ging, dan volgt hier een korte uitleg van woorden die vaak voorkomen op een ALV.
ALV – Algemene LedenVergadering
ALV-voorzitter - een verkozen lid dat zorgt voor het soepel verlopen van de ALV. Er kunnen ook meerdere ALV-voorzitters zijn zodat de taken onderling verdeeld kunnen worden.
Amendement – een amendement is een wijzigingsvoorstel voor een voorstel dat is ingediend. Als er een wijzigingsvoorstel voor het HR is ingediend en je iets in de formulering van dit voorstel wilt veranderen kan je een amendement indienen. De indiener van het oorspronkelijke voorstel kan vervolgens dit amendement accepteren en dan wordt het zo veranderd in het voorstel.
De indiener van het oorspronkelijke voorstel kan het amendement ook niet accepteren. In dat geval moet de ALV eerst over het amendement stemmen en vervolgens over het voorstel (met of zonder wijziging) zelf.
Schorsen – de voorzitter van de ALV kan beslissen de vergadering voor bepaalde tijd te schorsen, wat betekent dat er een pauze is. Tijdens een schorsing mag iedereen de zaal verlaten en wordt er niks officieels besloten. Na een schorsing wordt de vergadering weer heropend.
Motie – een motie kan ingediend worden op een ALV om het bestuur (en soms ook een ander orgaan) een standpunt of verzoek duidelijk te maken. In tegenstelling tot een HR-wijziging (die twee weken voor de ALV ingeleverd moet worden) kan een motie altijd ingediend worden, ook tijdens de ALV zelf.
Er moet over een motie gestemd worden. Bij een simpele meerderheid wordt de motie aangenomen.
Stemmen – over bepaalde zaken moet gestemd worden op een ALV. Dit kan op verschillende manieren.
Per acclamatie – Dit betekent dat er geen stemming komt maar iedereen akkoord is en door te applaudisseren het voorstel aanneemt, dit gebeurt regelmatig bij dingen waar weinig tot geen discussie voor nodig is.
Per hand-opsteken – mocht iemand bezwaar hebben op per acclamatie te stemmen, dan zal er voorgesteld worden per hand-opsteken te stemmen. Er wordt gevraagd aan degenen die voor zijn, tegen zijn of zich onthouden van stemmen opeenvolgend de hand op te steken. Het aantal handen wordt geteld en bij een meerderheid is het voorstel aangenomen.
Per briefje – Mocht iemand ook bezwaar hebben op het stemmen per handopsteken zal er per briefje gestemd worden. Dit betekent dat iedereen een stembriefje krijgt en hierop aan mag kruizen wat zijn voorkeur heeft. Bij stemmingen die gaan over het verkiezen van personen zal altijd per briefje gestemd worden.
RvA – Raad van Advies. Dit is een groep ervaren (oud-)leden die wordt verkozen op de WisselALV om gevraagd en ongevraagd advies te geven aan het bestuur.
Delegates – Delegates zijn de vertegenwoordigers van AEGEE-Utrecht naar AEGEE-Europe. Zij worden verkozen op een ALV en stemmen namens AEGEE-Utrecht op de Agora (de ALV van AEGEE-Europe). Na een Agora doen zij ook verslag van deze Agora op een ALV.
KasCo – de Kas Controle Commissie checkt de financiën van AEGEE-Utrecht en kijkt of de fiscus en het bestuur de boekhouding wel op orde heeft. Zij worden verkozen op de WisselALV en doen ook verslag van hun bevindingen op de ALV.
Realisatie – bij activiteiten die een begroting hebben die groter is dan 2500 euro moet er na afloop een financieel en algemeen verslag gepresenteerd worden op de ALV. Zij presenteren dus de financiële realisatie zodat de ALV kan checken of dit allemaal goed en netjes is gegaan.
HR & Statuten – Het Huishoudelijk Reglement en de Statuten zijn de regels van AEGEE-Utrecht. De statuten zijn de basis regels die vastliggen bij de notaris, hier kunnen we niet zomaar van afwijken. Het HR is een document van regels en bepalingen waar de vereniging zich aan moet houden. Het is een aanvulling op de statuten dat meer specifiek vaststelt hoe we willen dat zaken verlopen. Het HR kan gewijzigd worden op een ALV door een voorstel in te dienen dat met een simpele meerderheid moet worden goedgekeurd. Je kunt het HR en de Statuten allebei vinden op de website bij 'voor leden' -> 'Juridische documenten'