Privacyverklaring

De privacyverklaring van AEGEE-Utrecht. Vastgesteld en goedgekeurd op 27-08-2020.

1. Persoonsgegevens die wij verwerken

AEGEE-Utrecht verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

1.1 Overzicht, doel en bewaartermijn van de persoonsgegevens die wij verwerken:

AEGEE-Utrecht gaat secuur met de persoonsgegevens om. De persoonsgegevens zijn te allen tijde beschikbaar voor het bestuur. Deze gegevens zijn beschermd door middel van wachtwoorden en hier wordt alleen over gecommuniceerd door middel van een versleutelde verbinding. Als je je uitschrijft als lid van AEGEE-Utrecht of als lid van de alumnivereniging van AEGEE-Utrecht zullen je gegevens voor onbepaalde tijd worden bewaard, tenzij je gebruik maakt van je recht om je gegevens te verwijderen (zie punt 5: “Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen”).* Gegevens die nodig zijn om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen en gegevens waarvan in het Huishoudelijk Reglement van AEGEE-Utrecht is vastgelegd dat deze tenminste zeven jaar moeten worden bewaard, zullen ten minste zeven jaar worden bewaard.

a. Overeenkomst

AEGEE-Utrecht heeft een aantal persoonlijke gegevens nodig voor het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst. Deze persoonlijke gegevens moet je verplicht invullen op het inschrijfformulier en deze onderteken je. Deze gegevens kunnen altijd door het bestuur worden ingezien.

AEGEE-Utrecht heeft voor het uitvoeren van de overeenkomst van contributie de IBAN, naam en achternaam nodig. Deze gegevens worden ten minste zeven jaar bewaard om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen.

AEGEE-Utrecht heeft je geboortedatum nodig in verband met het eventueel schenken van alcohol en om te voldoen aan de statuten.

AEGEE-Utrecht heeft voor het uitvoeren van de overeenkomst voor een account op de site, de MondayMail of andere nieuwsbrief, bevestiging van machtigingen en belangrijke informatie je emailadres nodig.

 

*Op dit moment is het voor ons niet mogelijk om alle persoonsgegevens na een bepaalde vastgelegde termijn te verwijderen, omdat deze gegevens op verschillende plekken en voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Voorbeelden hiervan zijn het ledenbestand voor administratieve doeleinden, foto’s die zijn gemaakt tijdens activiteiten, een bestand waarin wordt  ijgehouden welke leden in welke commissies, clubs, disputen, werkgroepen,… zitten etc. Om als vereniging goed te kunnen blijven functioneren is het daarom op dit moment voor ons niet mogelijk om te garanderen dat al je persoonsgegevens na een bepaalde vastgelegde termijn zullen worden verwijderd. We zullen je persoonsgegevens uiteraard niet misbruiken en we zijn nog bezig met het onderzoeken van mogelijkheden om gegevens wel na een bepaalde vastgelegde termijn te kunnen verwijderen. Je hebt bovendien altijd het recht om je gegevens te laten verwijderen, zie hiervoor punt 5 in deze privacyverklaring.

b. Wettelijke verplichtingen

AEGEE-Utrecht is door de fiscale bewaarplicht wettelijk verplicht machtigingsformulieren, declaratieformulieren en financiële verklaringen zeven jaar te bewaren. Deze gegevens, waarop jouw naam, achternaam en IBAN zijn vastgelegd, zullen dan ook ten minste zeven jaar bewaard worden.

AEGEE-Utrecht is wettelijk verplicht om te laten weten dat er een incasso aankomt. Dit laten wij weten door middel van het versturen van een e-mail.

c. Toestemming

Voor de verwerking van een aantal persoonsgegevens is AEGEE-Utrecht wettelijk verplicht toestemming te hebben. Deze toestemming geef je door akkoord te gaan met deze privacyverklaring. Je kunt de informatie te allen tijde laten aanpassen en laten verwijderen.

AEGEE-Utrecht heeft toestemming nodig voor het bewaren en verwerken van adresgegevens. Deze worden gebruikt voor het versturen van de Grenzeloos en voor het versturen van post door het bestuur, clubs, disputen, commissies en andere organen van AEGEE-Utrecht. Deze toestemming geef je door akkoord te gaan met deze privacyverklaring.

AEGEE-Utrecht heeft toestemming nodig voor het bewaren en verwerken van mobiele telefoonnummers, van zowel jou als van een ouder, verzorger en/of contactpersoon. Je telefoonnummer zal worden gebruikt om contact met je te kunnen opnemen, bijvoorbeeld bij veranderingen van evenementen en om je toe te voegen aan groepsapps voor commissies en andere groepen van AEGEE-Utrecht. Het telefoonnummer van een ouder, verzorger en/of contactpersoon wordt alleen gebruikt om contact met je ouder/verzorger/ contactpersoon op te kunnen nemen in geval van nood. Deze toestemming geef je door akkoord te gaan met deze privacyverklaring. AEGEE-Utrecht heeft toestemming nodig voor het bijhouden van jouw activiteit op de website. Deze toestemming geef je als je een account gebruikt op de website.

AEGEE-Utrecht bewaart en verwerkt overige persoonsgegevens die je actief verstrekt.

2. Geautomatiseerde besluitvorming

AEGEE-Utrecht neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een lid van AEGEE-Utrecht) tussen zit.

3. Delen van persoonsgegevens met derden

AEGEE-Utrecht verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. AEGEE-Utrecht blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

AEGEE-Utrecht deelt, indien nodig, persoonsgegevens met banken en incassobureaus.

AEGEE-Utrecht deelt relevante financiële gegevens, indien dit noodzakelijk is, met AEGEE-Europa. Wij verstrekken je naam aan AEGEE-Europa om aan te tonen dat je lid bent bij AEGEE-Utrecht en dat je recht hebt om je aan te melden bij activiteiten binnen het netwerk van AEGEE-Europa. We maken ook een “MyAEGEE” account voor je aan waarbij we je naam en e-mailadres verstrekken aan AEGEE-Europa.

AEGEE-Utrecht deelt jouw naam en e-mailadres met Mailchimp om de MondayMail of andere nieuwsbrieven te kunnen versturen. Mailchimp bevindt zich buiten de EU, maar is in het bezit van een US-EU Privacy Shield Certificatie.

De gegevens die je aan AEGEE-Utrecht verstrekt op de website worden geback-upt en geüpload naar STACK (TransIp), welke gehost wordt in Nederland.

AEGEE-Utrecht maakt gebruik van G Suite. G Suite voldoet aan de geschiktheids- en veiligheidsvereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie.

AEGEE-Utrecht maakt foto’s en ander beeldmateriaal tijdens activiteiten. De foto’s en ander beeldmateriaal kunnen worden gepubliceerd op onze website en op onze interne en externe sociale media (bijvoorbeeld op Facebook en Instagram) en kunnen ook worden gebruikt voor andere promotiedoeleinden. Bij het plaatsen van foto’s en ander beeldmateriaal houden wij rekening met jou en wij zullen geen materiaal plaatsen waarvan wij denken dat je dit als ongewenst ziet. Mochten er toch foto’s en ander beeldmateriaal worden geplaatst die je als ongewenst ziet, kun je een e-mail sturen naar info@aegee-utrecht.nl en dan zal de foto worden verwijderd. Als je er niet mee akkoord gaat dat er foto’s en ander beeldmateriaal van jou worden gebruikt voor een van bovenstaande doeleinden, kun je een e-mail sturen naar info@aegee-utrecht.nl en dan zullen wij geen foto’s of ander beeldmateriaal van jou plaatsen.

4. Cookies en vergelijkbare technieken en die wij gebruiken op de website

AEGEE-Utrecht gebruikt alleen functionele cookies en analytische cookies met geanonimiseerde data.

AEGEE-Utrecht bewaart en verwerkt gebruikersnamen. Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen.

Als je lid wordt van AEGEE-Utrecht wordt er door het bestuur een account voor je aangemaakt op de website. De gegevens die daar worden ingevuld, kunnen worden ingezien door het bestuur en door de Website Commissie. Deze gegevens worden tevens gebruikt om activiteiten automatisch aan te vullen voor gebruiksgemak. Je kunt je gegevens ten alle tijden inzien, wijzigen en aanvullen, behalve op momenten dat de website (tijdelijk) buiten gebruik is. Het bestuur wordt op de hoogte gebracht van wijzigingen, zodat zij deze kunnen verwerken in het ledenbestand. Als je je aanmeldt voor een activiteit zullen de ingevulde gegevens worden opgeslagen en naar het opgegeven emailadres gemaild worden. Deze  egevens kunnen worden ingezien door het bestuur, de Website Commissie en door commissie / club / dispuut / ander orgaan dat de desbetreffende activiteit organiseert.

5. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door AEGEE-Utrecht en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou bewaren in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@aegee-utrecht.nl. Wij zullen dit verzoek dan zo snel mogelijk honoreren.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs of paspoort met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), documentnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk op jouw verzoek.

AEGEE-Utrecht wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Hoe wij persoonsgegevens beschermen

AEGEE-Utrecht beschermt de persoonsgegevens van haar leden zeer zorgvuldig. AEGEE-Utrecht neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Elk bestuurslid en ieder lid van de Website Commissie hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Deze geheimhoudingsverklaring is in te zien en op te vragen bij het bestuur. De voorzitter(s) van de ALV, de leden van de Raad van Advies (RvA) en de vertrouwenspersoon/personen zijn volgens het Huishoudelijk Reglement van AEGEE-Utrecht verplicht om vertrouwelijke en/of gevoelige informatie die zij in het kader van hun functie verkrijgen geheim te houden. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@aegee-utrecht.nl

7. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Wijzigingen die worden gemaakt aan deze privacyverklaring worden proactief gedeeld via e-mail.